Die E-Rechnungspflicht, einfach erklärtThe German e-invoicing mandate, explained simply

Worum es geht

What this is about

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze verpflichtend gemacht. „E-Rechnung“ heißt dabei: ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) — hier erklärt. Ein PDF per Mail ist keine E-Rechnung mehr, sondern nur noch eine „sonstige Rechnung“, die nach den Übergangsfristen im B2B nicht mehr genügt.

With the Wachstumschancengesetz, Germany made e-invoicing mandatory for domestic B2B transactions. "E-invoice" means a structured EN 16931 data record (e.g. ZUGFeRD or XRechnung) — explained here. A PDF by email is no longer an e-invoice; after the transition periods it will not suffice for B2B.

Bin ich betroffen? Die ehrliche Checkliste

Am I affected? The honest checklist

• Sie verkaufen nur an Privatkunden (B2C)? Dann trifft Sie die Ausstellungspflicht nicht. Aber: auch B2C-Händler bekommen Firmenkunden öfter, als sie denken — eine Firmenadresse mit USt-ID im Checkout ist B2B.
• You only sell to consumers (B2C)? The issuance mandate does not hit you. But B2C stores get business buyers more often than they think — a company address with a VAT ID at checkout is B2B.
• Sie verkaufen (auch) an Unternehmen in Deutschland? Dann gilt: empfangen seit 2025, ausstellen ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 (alle).
• You (also) sell to businesses in Germany? Then: receive since 2025, issue from 2027 (above €800K prior-year revenue) or 2028 (everyone).
• Sie sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Ehrlich gesagt: Sie sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Empfangen können müssen Sie trotzdem, und konforme Belege machen Sie für Firmenkunden trotzdem zum angenehmeren Lieferanten. Wir sagen Ihnen das lieber klar, als Ihnen Panik zu verkaufen.
• You are a § 19 UStG small business? Honestly: you are exempt from the issuance mandate. You still must be able to receive, and compliant documents still make you the easier supplier for business buyers. We would rather tell you that plainly than sell you panic.
• Sie verkaufen an öffentliche Auftraggeber? Für die gilt XRechnung schon lange — unabhängig von den neuen Fristen.
• You sell to public-sector buyers? XRechnung has applied there for years — independent of the new deadlines.

Und Frankreich?

And France?

Frankreich zieht 2026/2027 mit einer eigenen Pflicht nach (Factur-X, Übermittlung über zugelassene Plattformen). Verkaufen Sie nennenswert nach Frankreich, kommt das Thema auf Sie zu; Rechify hat Factur-X auf der Roadmap. Für die deutsche Pflicht brauchen Sie das heute nicht.

France follows in 2026/2027 with its own mandate (Factur-X, submission via accredited platforms). If you sell meaningfully into France, this is coming your way; Factur-X is on Rechify's roadmap. For the German mandate you don't need it today.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

What to actually do now

1. Empfang sicherstellen (überfällig seit 2025): eine E-Mail-Adresse, an der Sie XML-Rechnungen annehmen, reicht als Minimum.
2. Sort receiving (overdue since 2025): an email address where you accept XML invoices is the minimum.
3. Ausstellung automatisieren, bevor es Pflicht ist: Wer 2026 umstellt, testet in Ruhe. Wer im Dezember 2027 umstellt, testet im Weihnachtsgeschäft.
4. Automate issuing before it is mandatory: switch in 2026 and you test calmly. Switch in December 2027 and you test during the Christmas rush.
5. Archiv prüfen: Die Pflicht kommt mit Aufbewahrung des strukturierten Originals (8 Jahre). Ein PDF-Ordner erfüllt das nicht. Wie Rechify archiviert.
6. Check your archive: the mandate comes with retention of the structured original (8 years). A folder of PDFs does not satisfy that. How Rechify archives.
7. Steuerberater einbinden: Schicken Sie ihm diese Seite — dann reden Sie über dasselbe.
8. Loop in your accountant: send them this page — then you are talking about the same thing.